Pusat Penjaminan Mutu

Sebelum tahun 2007, PJM masih bernama Unit Penjaminan Mutu (UPM) dengan ruang lingkup kegiatan meliputi: pelatihan, verifikasi/review buku ajar (diktat teori dan praktikum), monitoring dan evaluasi, dan evaluasi kinerja dosen dalam proses belajar mengajar. Di akhir tahun 2007 melakukan persiapan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 dengan menyusun kebijakan mutu, sasaran mutu, manual mutu, prosedur mutu, dan dokumen mutu lainnya. Persiapan tersebut juga dilakukan oleh semua unit inti (program studi) dan semua unit penunjang yang ada di PENS dengan menyusun sasaran mutu. Setelah melakukan audit internal dan visitasi (audit eksternal) pada bulan Maret 2009, PENS telah resmi tersertifikasi SMM ISO 9001. Sejak tahun 2009 audit mutu internal (AMI) dilakukan secara rutin. Kegiatan AMI pada tahun 2009 masih mengacu pada SMM ISO 9001.

Pada bulan Mei 2009, UPM berganti nama Unit Manajemen Mutu (UMM). Ada tiga personal dosen yang membangun dan mengembangan unit ini, yaitu Ronny Susetyoko, S.Si., M.Si. (Ketua), Moch. Zen Samsono Hadi, ST, M.Sc (Sekretaris), dan Rengga Asmara, S.Kom (Anggota), yang lebih dikenal dengan nama “ Rezero” atau singkatan dari Rengga-Zen-Ronny. Ruang lingkup kegiatan UMM meliputi: penyusunan dokumen mutu, AMI, evaluasi kinerja, dan peningkatan mutu SDM melalui pelatihan. Setelah sertifikasi SMM ISO 9001 mulai dilakukan penyusunan dokumen utu akademik oleh Tim Ad-Hoc, pendampingan penyusunan dokumen mutu semua unit penunjang, dan inisiasi penjaminan mutu laboratorium. Selain itu juga dikembangkan sistem informasi evaluasi kinerja dosen dalam proses pembelajaran dan portal UMM.

Pada tahun 2010, AMI tidak hanya mengacu pada SMM ISO 9001 namun kolaborasi antara SMM ISO 9001 dan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi yang diterbitkan oleh Dikti yang bersumber pada Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Format dan konten AMI berkembang mengikuti kebutuhan internal. Pada tahun 2010 juga dikembangkan SIM Mutu dengan ruang lingkup: pengendalian dokumen dan rekaman, daftar rekaman. Pada bulai Mei 2013, UMM berganti nama menjadi Pusat PenJaminan Mutu (PJM).

Visi

Menjadi sebuah lembaga penjaminan mutu yang profesional dan secara sinergi membantu PENS menjadi pusat unggulan pendidikan teknologi rekayasa di bidang emerging technology dalam skala nasional maupun internasional

Misi

1. Melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu (SPM PENS) secara menyeluruh, bertahap dan berkesinambungan.
2. Meningkatkan kesadaran dan tanggungjawab akan budaya mutu bagi seluruh civitas akademika PENS melalui peningkatan kompetensi dan pelatihan.
3. Meningkatkan kinerja PJM secara terus menerus dalam menangani penjaminan mutu terpadu secara professional.
4. Mendorong program studi dan unit-unit pendukung di PENS untuk selalu melakukan inovasi dan meningkatkan kreatifitas dalam usahanya meningkatkan mutu secara terus menerus

Motto

Melakukan yang terbaik menuju mutu yang lebih baik

Janji Layanan

1. Melaksanakan evaluasi mutu internal secara menyeluruh, konsisten, periodik, dan professional.
2. Melakukan evaluasi mutu kinerja layanan secara menyeluruh dengan metode yang valid, data yang akurat, dan analisis yang tepat.

Kebijakan dan Sasaran Mutu PENS

Kebijakan Mutu PENS

Politeknik Elektronika Negeri Surabaya (PENS) bertekad memberikan kepuasan kepada pemangku kepentingan dengan selalu menjaga komitmen untuk menjadi pusat unggulan pendidikan teknologi rekayasa di bidang emerging technology dalam skala nasional maupun internasional melalui kebijakan di bidang:

A. Pendidikan

1. Penyelenggaraan pendidikan meliputi sistem perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi, dan perbaikan secara kontinyu.
2. Peningkatan mutu program studi secara simultan dan menyeluruh yang diindikasikan dengan peningkatan Key Performance Indicators (KPI), peringkat akreditasi nasional dan reputasi internasional.
3. Peningkatan mutu civitas akademika dengan membangun karakter profesional.

B. Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama

1. Pengembangan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang inovatif, kreatif, dan bermutu, berbasis pada penerapan teknologi.
2. Peningkatan jejaring dan kerjasama dengan pemangku kepentingan di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat yang melibatkan civitas akademika.

C. Kemahasiswaan

1. Peningkatan kemampuan akademik dan non akademik, serta layanan kesejahteraan mahasiswa.
2. Peningkatan akses dan media pengembangan diri, bakat, dan kepribadian melalui kegiatan kemahasiswaan dan pengembangan karier.
3. Peningkatan jejaring alumni dan optimalisasi kinerja Job Arrangement System yang diindikasikan dengan berkurangnya masa tunggu lulusan untuk mendapatkan pekerjaan.

D. Manajemen, Pencitraan, dan Layanan

1. Setiap program kerja dan perencanaan kegiatan harus merujuk pada sasaran mutu, Renstra, dan capaian mutu/kinerja PENS.
2. Peningkatan mutu tata kelola melalui kejelasan SOP dan implementasinya, serta pengendalian dokumen dan rekaman.
3. Menciptakan pencitraan (brand image) PENS sehingga mendapatkan kepercayaan pemangku kepentingan.
4. Peningkatan mutu layanan melalui peningkatan mutu SDM dan sarana prasarana.
5. Pengembangan sistem informasi yang bermutu, informatif, akuntabel, dan terintegrasi.

Sasaran Mutu PENS (2014-2018)

Standar Mutu PENS

Sasaran Mutu Administratif PJM

1. Evaluasi Top Manajemen Internal (ETI) minimal 1 (satu) kali dalam setahun.
2. Evaluasi Departemen Internal (EDI) minimal 1 (satu) kali dalam setahun.
3. Evaluasi Program Studi Internal (EPI) minimal 1 (satu) kali dalam setahun.
4. Evaluasi Unit Penunjang Internal (EUI) minimal 1 (satu) kali dalam setahun.
5. Evaluasi Laboratorium Internal (ELI) minimal 1 (satu) kali dalam setahun.
6. Evaluasi kinerja dosen dan PLP dalam PBM selesai dua hari sebelum Rapat Akbar PENS.
7. Evaluasi hasil kegiatan Proyek Akhir dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam setahun.
8. Studi persepsi orang tua mahasiswa dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua tahun.
9. Laporan Tahunan Direktur selesai dan siap cetak sebelum 11 Januari.

Job Description

Tugas Utama PJM

1. Meninjau ulang dan mengembangkan layanan/produk yang terkait dengan SPM.
2. Melaksanakan Evaluasi Mutu Internal secara periodik di semua unit di PENS.
3. Melakukan peninjauan dan evaluasi beberapa proses.

A. Ketua PJM

1. Merencanakan kegiatan tahunan PJM.
2. Mengkoordinasikan semua kegiatan PJM.
3. Bersama tim menyusun instrumen kuesioner.
4. Verifikasi laporan dari setiap Kabid.
5. Bertanggung jawab dalam kegiatan Sistem Penjaminan Mutu PENS.
6. Melaporkan hasil kegiatan PJM kepada Direktur.

B. Sekretaris PJM

1. Bersama dengan Ketua PJM merencanakan kegiatan tahunan PJM.
2. Merencanakan pengembangan mutu SDM internal PJM dan SDM eksternal yang terkait dengan SPM.
3. Bersama Ketua PJM melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan PJM.
4. Melakukan koordinasi dan kompilasi laporan institusi (Laporan Tahunan Direktur, Laporan Audit)
5. Menjadwalkan seluruh kegiatan PJM.
6. Menyusun laporan kegiatan PJM.

C. Kabid Pengembangan Layanan SPMI

1. Merencanakan dan melaksanakan tinjau ulang dan pengembangan pedoman/dokumen mutu.
2. Mengembangan SIM yang terkait dengan SPMI.
3. Melakukan inovasi dan pemantauan layanan/produk di semua unit di PENS.
4. Membuat laporan tahunan terkait dengan pengembangan layanan SPMI.
5. Mendokumentasi hasil kegiatan.

D. Kabid Audit dan Sertifikasi

1. Merencanakan dan melaksanakan evaluasi mutu internal.
2. Mengkoordinasikan kegiatan audit eksternal dan proses sertfikasi.
3. Membentuk tim auditor mutu internal.
4. Menyusun laporan hasil audit.
5. Mendokumentasi hasil kegiatan.

E. Kabid Evaluasi Proses

1. Merencanakan dan melaksanakan evaluasi proses.
2. Mengkoordinasikan kegiatan evaluasi proses.
3. Membentuk tim evaluasi proses.
4. Menyusun laporan hasil evaluasi dan analisis proses.
5. Mendokumentasi hasil kegiatan.

F. Staf Administrasi PJM

1. Membantu semua kegiatan yang dilaksanakan oleh PJM.
2. Membantu Sekretaris dalam menyusun laporan kegiatan.
3. Mendokumentasikan setiap kegiatan dan laporan kegiatan PJM.
4. Melakukan rekapitulasi kegiatan PJM.

Standar Waktu Pelayanan